05 июня 2017

Самородов Ярослав

Записки старшего по дому. Часть 3. Секреты общих собраний
# недвижимость, жилье

Продолжаю делиться опытом проведения и оформления собраний. В этой заметке опишу типичные заблуждения и ошибки, с которыми я столкнулся при знакомстве с чужим опытом.

Первая ошибка: включение в повестку дня не всех вопросов, которые можно было бы решить, не собираясь несколько раз в году.

Проводя очередное собрание (лучше проводить в декабре-феврале), имеет смысл включить следующие вопросы, если они не были рассмотрены ранее:
- определить способ извещения о последующих собраниях и результатах собрания (например, стена или электрощиток на первых этажах);
- выбор членов совета дома и председателя совета дома;
- срок полномочий членов совета дома;
- поручить совету дома решать вопросы, связанные с текущим ремонтом;
- утверждение отчета совета дома (за истекший год);
- утверждение отчета управляющей компании (за истекший год).

Вторая ошибка: составление нескольких протоколов на одно собрание.

Такой подход вообще незаконен. На одно собрание может быть только один протокол, в котором указываются все вопросы, которые рассматривались на таком собрании. И всем требующим отдельный протокол «вот по этим вопросам» предложите изготовить и подписать его самостоятельно. 

Третья ошибка: отсутствие некоторых обязательных приложений к протоколу.

По закону процедура проведения собрания в очно-заочной форме (ниже укажу, почему удобнее именно такая форма собраний) состоит из пяти стадий:

1) извещение о собрании (лично каждого под роспись или способом, который был определен ранее на одном из общих собраний);

2) в день и время очной (заочной) части собрания собственники регистрируются по факту прибытия (участия) в реестре;

3) заполнение листов голосования (реестров решений);

4) составление протокола;

5) извещение о результатах собрания в одном из общедоступных помещений дома (конкретное место определяется на общем собрании, но удобнее всего – стена или электрощиток первого этажа);

Первый и второй документы часто не составляются.

Четвертая ошибка: вопросы повестки дня не соответствуют вопросам, указанным в сообщении о проведении общего собрания.

Так нельзя. Смысл закона прост: собственник должен понимать, о чем будет собрание. И не сталкиваться с обсуждением неожиданных, ранее не заявленных вопросов.

Пятая ошибка: отсутствие возможности указать «за», «против» или «воздержался» по каждому вопросу.

Кто-то считает, если есть подпись – значит «за», если нет подписи – значит «против». Но в таком случае как указать, что собственник «за» по одному вопросу, а «против» – по другому? И как понять, что собственник не голосовал потому, что его не было?

Исключить такую ошибку легко. В таблице для голосования указать номера вопроса, а под цифрой каждого вопроса оставить клетку для соответствующих решений собственника. Размер клетки такой, чтобы вмещалось любое из слов «за», «против», «воздержался».

Шестая ошибка: в реестре решений собственников (листы голосования) вопросы указываются вначале реестра, а подписи собственников – на других листах.

А это дает возможность фальсификации. Заменяй первый лист, вписывай какие надо вопросы.

Чтобы этого избежать, делаю так. Реестр решений (лист голосования) разделен на части – для каждого подъезда. Везде, где требуются подписи собственников, сами вопросы указываются на обороте такого листа. Голосующий видит, за что голосует.

Седьмая ошибка: для очно-заочных собраний указывается та же дата протокола, что и день проведения очной части собрания. 

Это неправильно потому, что не соответствует действительности и требованиям закона.

Есть дата, время и место проведения очной части собрания (указывается в протоколе). Есть даты и способ сбора результатов голосования (указывается в протоколе, является заочной частью собрания). Есть даты (за один день не реально) подсчета голосов и обработки результатов (указывается в протоколе). И есть дата составления протокола. Так вот дата протокола будет следовать за датой окончания подсчета голосов и обработки результатов (не позднее десятого дня с момента завершения заочной части собрания). Это логично, правильно и законно.

Восьмая ошибка: отсутствие подразделов «Слушали», «Предложили», «Результаты голосования», «Решили».

Их отсутствие делает непонятным, кто выступал, что предлагал, каковы результаты голосования (проценты) и каково решение по итогам такого голосования. По каждому вопросу в подразделе «Решили» указываем тот же текст, что в подразделе «Предложили», если результаты голосования указывают на принятие решения.

Девятая ошибка (неудачный вариант): проведение очного или заочного собрания, вместо очно-заочного. 

Удобнее всего проводить очно-заочное собрание. Это означает, что обсуждение, дискуссия (встреча) происходит очно, а голосуют все заочно (в течение какого-то времени).

Заочное собрание плохо тем, что его можно проводить только в том случае, если очное собрание не было правомочным. По сути приходится проводить собрание два раза (первое – очное, второе – заочное). Это требует слишком много времени.

Десятая ошибка: убежденность в том, что если изменить размер шрифта, убрать рамки табличек, вообще что-то поменять в протоколе с точки зрения оформления, то документ будет «филькиной грамотой».

Это не так. Требования законодательства к протоколам касаются их содержательной части, а не дизайна документа. Поэтому где-то шрифт можно поменьше (чтобы уместить какую-то часть на одной странице), где-то побольше (чтобы выделить логический блок); где-то сделать табличку, а где-то и не делать вовсе. 

Если старший по дому (именно ему обычно поручается организовывать и оформлять собрания) не будет допускать указанных выше ошибок, ему обеспечено доверие со стороны жильцов дома.

Я всегда фоткаю все составленные по дому документы и сохраняю их в «облако». Чтобы быть готовым вручить их любому любопытному собственнику, ведь это его право. Правда, пока никто не интересовался.

Мне будет приятно, если эта заметка окажется для вас полезной.